Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запро­сов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд дру­гих работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой мастер, который помогает их выполнять.

Мастер по анализу таблиц позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Он разделяет ненор­мализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.

Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новые форма и отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику за­писей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автомати­чески создают инструкцию SQL, определяющую источник запи­сей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса.

Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов мо­жет быть использован мастер, вызываемый кнопкой [Автоформат].

Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в ре­жиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок. Мастер подстановок можно вызвать в режи­ме таблицы командой меню Вставка\Столбец подстановок. Создан­ный в данном поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму.

Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать дан­ные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.

Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать дан­ные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.

Мастер защиты при необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и шифрует новую базу данных. После за­вершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам пользователей.

Мастер по разделению базы данных позволяет разделить ее на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во вто­рой — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, имея общий источник дан­ных, смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, исполь­зуемые для обработки данных, по своему усмотрению.

Использование технологии Windows в среде Access

Microsoft Access как средство создания реляционных БД ис­пользует все достоинства технологии Windows.

Среди достоинств средств Access выделим следующие.

1. СУБД Access полностью совместима с такими компонентами пакета Microsoft Office, как электронные таблицы Excel и тексто­вый процессор Word.

2. Access обеспечивает возможность динамического обмена дан­ными DDE (Dynamic Data Exchange) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE.

3. Access поддерживает также механизм OLE, обеспечиваю­щий связь и внедрение объектов различных приложений, т.е. ус­тановление связи с объектами другого приложения и внедрение объекта в данное приложение БД. Причем достоинством внедрен­ного объекта является то, что при его активизации открывается программа, которая его создала, поэтому новый пользователь имеет возможность изменить объект по своему усмотрению. При использовании механизма OLE как связи с объектом для друго­го приложения, объект по-прежнему сохраняется в файле при­ложения-источника. Следовательно, такой объект может обнов­ляться независимо от приложения-потребителя, вызвавшего его, а в базе данных при этом можно всегда иметь последнюю версию объекта.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть доку­менты различных приложений Windows — рисунки, графики, электронные таблицы или звуковые файлы. Например, в табли­це наряду с обычными реквизитами, характеризующими инфор­мационный объект, может храниться любая графическая инфор­мация о нем — схемы, чертежи, диаграммы и т.п. Таким обра­зом в Access расширяется традиционное понятие данных, хра­нимых в базе.

4. Access распространил широко используемый в Windows ме­тод drag-and-drop (перетащить и отпустить) на работу с формами и отчетами. Например, для создания подчиненных формы и отче­та можно заранее перетащить подготовленные форму и отчет из окна базы данных. Также можно перетащить таблицу и запрос, из которых автоматически создаются подчиненная форма и запрос.

5. Access может использовать данные других СУБД, т.е. в ней непосредственно могут обрабатываться файлы систем Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve.

6. Access может использовать все файлы СУБД, поддерживаю­щие стандарт открытого доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) — Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server. Так, ODBC определяет язык и набор протоколов для обмена между пользовательским приложением и самими данными, хра­нящимися в сервере, т.е. используется как средство коммуникации между настольным персональным компьютером (клиентом) и сервером.