Список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, которые могут быть снабжены заголовками. Если список из нескольких столбцов является присоединенным, то сохраняются значения одного из столбцов.

Свободный список позволяет хранить значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного списка можно ограничить значения, отбираемые в другом списке или специальном диалоговом окне. Свободный список применя­ется также для поиска записи с помощью значения, выбранного в этом списке.

Во многих случаях удобнее выбрать нужное значение из спис­ка, чем вводить конкретное значение по памяти. Кроме того, вы­бор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым.

В тех случаях, если в форме недостаточно места для отображе­ния списка или если наряду с выбором значений из списка требу­ется вводить новые значения с клавиатуры, вместо списка следу­ет использовать поле со списком.

Кнопки используются в формах для выполнения определенно­го действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки Нажатие кнопки (OnClick).

Мастер кнопок позволяет создать более 30 типов кнопок, при этом для созданной кнопки определяется процедура обработки события. Текст надписи на кнопке задается в качестве значения свойства Подпись (Caption). Чтобы поместить на кнопку рисунок, следует указать его в свойстве кнопки Рисунок (Picture).

Рисунки, свободные и присоединенные рамки объекта также яв­ляются элементами управления. В форму или отчет Microsoft Access можно добавлять объекты или части объектов, созданные в других приложениях, например рисунок, созданный в Microsoft Paint, электронную таблицу, созданную в Microsoft Excel, или тексто­вый документ, созданный в Microsoft Word. Причем можно встав­лять все содержимое файла или только некоторую выделенную его часть.

Способ вставки рисунка или объекта зависит от того, какой объект предполагается создать: присоединенный или свободный. Присоединенный объект хранится в таблице. При переходе к но­вой записи в форме или отчете отображается другой объект. На­пример, таким способом удобно хранить фотографии всех сотруд­ников фирмы. Свободный объект является частью структуры фор­мы или отчета. При переходе к новой записи объект не изменяется.

Подчиненная форма — это форма, находящаяся внутри другой формы, т.е. первичная форма называется главной формой, а фор­ма внутри главной формы — подчиненной. Комбинацию форма/подчиненная форма часто называют также иерархической фор­мой, или комбинацией родительской и дочерней форм.

Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных отношением типа один ко многим. Главная и подчиненная формы в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип Напитки, подчиненная форма ото­бражает только те товары, которые входят в него.

При использовании формы, содержащей подчиненную форму для ввода новых записей, текущая запись в главной форме сохра­няется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что за­писи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную за­пись в таблице на стороне «один», а также автоматически сохра­нится каждая запись, добавляемая в подчиненную форму.

Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы и как простая или ленточная форма. Главная форма может быть вы­ведена только как простая форма.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая из них помещается в главную форму. Возмож­но также создание подчиненных форм двух уровней вложенности.

Это означает, что можно иметь одну подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри первой под­чиненной формы. Например, можно иметь главную форму, в ко­торой выводятся данные о клиентах, одну подчиненную форму с выведенными данными о заказах и другую подчиненную форму, в которой отображается то, что заказано.