Все сведения в форме или отчете содержатся в элементах уп­равления.

Элементы управления — это объекты формы или отчета, кото­рые служат для вывода данных на экран, выполнения макроко­манд или оформления формы или отчета. Например, поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку — для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник — для разделения и группировки элементов уп­равления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользовате­лем.

В Microsoft Access на панели элементов в режимах конструкто­ра формы и конструктора запроса имеются следующие типы эле­ментов управления: надпись, поле, группа, выклю­чатель, переключатель, флажок, поле со списком, список, кноп­ка, рисунок, свободная рамка объекта, присоединенная рамка объекта, разрыв страницы, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, линия, прямоугольник и дополнительные элементы HTML и ActiveX.

Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанные элементы управления присоединены к полю базовой таблицы или полю запроса и используются для ото­бражения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника дан­ных используется выражение, в котором могут быть данные из поля базовой таблицы или поля запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета. Для свободных элементов управления источников данных не существует. Используются они для вывода на экран данных, линий, прямо­угольников и рисунков.

Надписи предназначены для отображения в форме или отчете описательных текстов: заголовков, подписей или кратких инст­рукций. В надписях не выводятся значения полей или выражений; они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи.

Надпись может быть присоединена к другому элементу управ­ления (такую надпись называют подписью). Например, если поле создается с присоединенной надписью, которая содержит под­пись этого поля, эта надпись появляется как заголовок столбца в форме в режиме таблицы.

Надпись, созданная с помощью инструмента «Надпись», раз­мещается отдельно и не присоединяется ни к какому элементу управления. Такие надписи используются для отображения раз­ных сведений (например, заголовков формы или отчета), а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные к элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.

Поля, используемые в форме или отчете для отображения дан­ных из таблицы, запроса или инструкции SQL, называют присо­единенными, потому что они связаны с данными в поле в источ­нике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Напри­мер, можно создать свободное поле для отображения результатов вычислений или приема данных, вводимых пользователем. Содер­жимое свободного поля нигде не сохраняется.

Группа используется в форме или отчете для вывода ограни­ченного набора параметров. Группа делает выбор параметров про­стым и наглядным. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр. Группа состоит из рамки, набора флажков, переключателей или выключателей.

К полю присоединяется только рамка группы, а не находящи­еся в ней флажки, выключатели или переключатели. Пользователь не должен определять свойство Данные (ControlSource) для каж­дого элемента управления в группе. Вместо этого следует задать в свойстве Значение параметра (OptionValue) каждого флажка, вык­лючателя или переключателя число, являющееся допустимым для поля, к которому присоединена рамка группы. При выборе параметра в группе Microsoft Access вводит в поле значение, равное значению свойства Значение параметра (OptionValue) выбранно­го элемента.

В свойстве Значение параметра (OptionValue) требуется зада­вать число, так как значение группы может быть только числовым. Microsoft Access сохраняет это число в базовой таблице.

Группа может быть также связана с выражением или быть сво­бодной. Свободные группы применяются в специальных диалого­вых окнах для принятия данных, вводимых пользователем, и для выполнения действий на основе этих данных.